MODALITES D'APPLICATION DE LA LETTRE DE MISSION
a) Missions à effectuer par le Professionnel
La liste des missions à effectuer par le Professionnel est définie limitativement dans la Lettre de mission.
b) Organisation générale et comptable du dossier
Les modalités de remise des documents comptables du Client au Professionnel sont précisées dans la
Lettre de mission à l’exclusion de tout autre mode de remise.
Sauf mention contraire dans la Lettre de mission, l’ensemble des documents comptables du Client sont déposés exclusivement sur le portail web désigné par le Professionnel.
Le Client prendra soin de remettre ses documents régulièrement, intégralement, classés par date et avec toutes les justifications nécessaires à la bonne comptabilisation. Le non respect de cette condition autorisera le Professionnel à porter en compte au Client des suppléments d’honoraires malgré toutes indications contraires contractuelles.
Toute pièce comptable envoyée au Professionnel est préalablement vérifiée par le Client qui assume son authenticité, sa réalité et son caractère professionnel à moins qu’il en soit notifié autrement au Professionnel.
Le Client donnera dès la signature de la Lettre de mission tous les mandats exigés par le Professionnel en vue de réaliser sa mission. Sans que cette liste soit limitative est visé notamment : le mandat Codabox, Soda, Myminfin, Taxonweb, UBO, Biztax, Intervat, etc. Le fait de ne pas accorder l’ensemble des mandats dès la signature de la lettre de mission autorisera le Professionnel à facturer des honoraires complémentaires.
En vue de remplir les différentes formalités légales pour compte du Client, le client mandate le Professionnel et marque expressément son accord pour que tout envoi à destination des administrations soit uniquement fait de manière électronique.
Le professionnel n’est jamais chargé d’un contrôle matériel des stocks ni de l’examen des commandes et travaux en cours. La valorisation des stocks est toujours opérée par le client sous sa seule responsabilité.
Le professionnel tiendra compte des règles d’évaluation préparées par l’organe de gestion.
c) Etendue et modalités d'application en fonction de la mission à effectuer :
Pack « plan financier » :
La formule forfaitaire « Pack Plan financier » consiste à établir un projet de plan financier sur base des informations reçues par le Client et sous son entière responsabilité. Le Professionnel fera parvenir au Client un questionnaire que le Client devra compléter pour permettre de réaliser son plan financier. Pour réaliser cette mission une réunion de maximum une heure sera convenue avec le client en vue d’aborder le plan financier et de répondre à ses questions éventuelles.
Une fois le projet envoyé au client et validé par celui-ci, la mission est clôturée. Toute demande ultérieure de révision du plan financier sera effectuée au tarif horaire en vigueur.
Si le client demande la réalisation du plan financier en urgence (délai laissé inférieur à 15 jours ouvrables), le professionnel pourra exiger du Client des honoraires complémentaires.
Pack « démarrage » :
Le pack démarrage comprend une réunion dans les locaux du professionnel ou à distance via Zoom (1 heure) en vue de conseiller le client dans l’élaboration des statuts de sa société, de prendre contact avec
le notaire désigné pour obtenir un projet de statuts et de réaliser certaines démarches administratives désignées ci-après à l’exclusion de toute autre démarche ou inscription :
- Immatriculation à la TVA du Client
- Inscription du Client à la Banque Carrefour des Entreprises
Lorsque le pack démarrage vise un indépendant, celui-ci se borne à effectuer les mêmes démarches administratives à l’exclusion de toute autre démarche.
Déclarations à la TVA, listing intracommunautaire, listing annuel des clients assujettis, fiches fiscales
Sauf mention contraire dans la lettre de mission, les formalités déclaratives effectuées concernent uniquement celles à réaliser auprès d’une administration fiscale belge à l’exclusion de toute administration fiscale étrangère.
Pour respecter les délais imposés par les administrations fiscales, le Client s’engage à remettre au Professionnel au plus tard pour le 4ème jour du mois qui suit la période de déclaration l’ensemble des pièces comptables nécessaire à la réalisation de la mission.
A titre d’exemple pour une déclaration à la tva du 2ème trimestre 2020, le client devra fournir les pièces pour le 4 juillet 2020 au plus tard.
Le non respect de cette condition dégage immédiatement et sans notification préalable la responsabilité du professionnel dans le respect des échéances. Il est rappelé au Client que le non respect d’une échéance légale peut entrainer des sanctions financières (amendes, intérêts, majorations, etc) et des conséquences fiscales éventuelles (renversement de la charge de la preuve notamment).
Etablissement des comptes selon le schéma de la Banque Nationale de Belgique
Le bilan au format de la Banque Nationale de Belgique sera réalisé selon le type de format exigé par celle- ci en fonction des critères légaux liés au Client et à ses comptes.
La lettre de mission détermine le type de schéma prévu pour le client. Si le schéma initial prévu devait être modifié, le Professionnel sera autorisé et sans notification préalable à facturer le Client pour les prestations complémentaires nécessaires dans la réalisation du bilan selon le schéma exigé par la
Banque Nationale au moment de cette réalisation.
Les honoraires indiqués dans la lettre de mission ne comprennent jamais les frais de publication exigés par la Banque Nationale en vue de procéder au dépôt des comptes annuels du Client.
Le bilan destiné à la Banque Nationale sera le reflet des comptes internes rédigés à la clôture de l’exercice.
Les mentions complémentaires indiquées dans les annexes des comptes déposés, sont établis sur base des informations reçues de la part du Client et sous sa responsabilité.
Le Client, qui 3 mois après la clôture de son exercice comptable n’a toujours pas fait parvenir l’ensemble de ses pièces comptables ou répondu à toutes les questions posées par le Professionnel, assumera pleinement le non respect des échéances légales par le Professionnel et dégage entièrement la responsabilité du Professionnel à ce titre. Le Client a parfaitement connaissance des conséquences liées à un retard ou un défaut de dépôt (sanctions administratives, majorations du prix de dépôt, sanctions prévues par le code des sociétés et des associations notamment).
Projet de procès-verbal de l’assemblée générale
Lorsque la mission le prévoit, le Professionnel établira un projet de procès-verbal destiné à l’assemblée générale annuelle ordinaire du Client. L’assemblée générale et les convocations éventuelles sont sous la responsabilité du Client. Le Professionnel, sauf mention contraire dans la lettre de mission, n’assume jamais les convocations aux différentes assemblées générales.
Tout autre assemblée réalisée par le Client ou exigée par la loi ou tout rapport spécial requis constitue une mission complémentaire qui sera facturée au Client par le Professionnel. Il en sera de même pour tout report de l’assemblée générale ordinaire requérant des formalités complémentaires.
Déclaration fiscale à l’impôt des sociétés ou des personnes morales
La déclaration fiscale est établie sur base des comptes annuels clôturés du Client. Elle comprend les annexes fiscales obligatoires à rentrer en même temps que la déclaration principale. Sauf mention spécifique, cette mission correspond à la rentrée d’une déclaration fiscale « ordinaire » du Client et ne vise pas une déclaration liée à une liquidation, une faillite, une fusion, scission ou toute autre opération analogue qui nécessiterait des prestations complémentaires. Tout opération spécifique réalisée par le client durant l’exercice comptable pourra faire l’objet d’honoraires complémentaires par le Professionnel.
Le Client, qui 3 mois après la clôture de son exercice comptable n’a toujours pas fait parvenir l’ensemble de ses pièces comptables ou répondu à toutes les questions posées par le Professionnel, assumera pleinement le non respect des échéances légales par le Professionnel et dégage entièrement la responsabilité du Professionnel à ce titre. Le Client a parfaitement connaissance des conséquences liées à un retard éventuel (sanctions administratives, majorations, intérêts de retard, sanctions prévues par le code des impôts et notamment un renversement de la charge de la preuve).
La rédaction d’une déclaration fiscale à l’impôt des personnes physiques
Le Professionnel établira la déclaration fiscal à l’impôt des personnes physiques sur base des informations reçues du Client.
Le Client qui 4 mois après la fin de l’année civile n’a toujours pas fait parvenir l’ensemble de ses pièces comptables de l’année en question ou répondu à toutes les questions posées par le Professionnel, assumera pleinement le non respect des échéances légales par le Professionnel et dégage entièrement la responsabilité du Professionnel à ce titre, sans que le Professionnel doive notifier le client de cette situation par écrit.
Il en sera de même pour les annexes spécifiques exigées par le Professionnel (attestations fiscales annuelles) qui après une demande écrite de sa part ne lui serait toujours pas envoyés 7 jours après sa demande.
Le Client a parfaitement connaissance des conséquences liées à un retard éventuel (sanctions administratives, majorations, intérêts de retard, sanctions prévues par le code des impôts et notamment un renversement de la charge de la preuve).
Par défaut et comme toute autre mission, seul est envisagé un dépôt électronique de la déclaration à l’administration.
La réalisation et dépôt des informations dans le Registre on-line « UBO » et/ou estox
Lorsque la mission le prévoit, le Professionnel collectera auprès du Client toutes les données requises par le registre UBO et/ou estox en vue de satisfaire aux formalités exigées. Le Client est entièrement responsable des informations transmisses au Professionnel. Le Client reconnait que la transmission de fausses informations ou d’informations incorrectes sont passibles de sanctions.
La déclaration au précompte professionnel
La déclaration au précompte professionnel du Client est effectuée en fonction de la périodicité convenue et pour les dirigeants indiqués dans la lettre de mission.
Pour respecter les délais imposés par les administrations fiscales, le Client s’engage à remettre au Professionnel au plus tard pour le 4ème jour du mois qui suit la période de déclaration l’ensemble des informations nécessaires à la réalisation de la mission.
Le non respect de cette condition dégage immédiatement et sans notification préalable la responsabilité du professionnel dans le respect des échéances. Il est rappelé au Client que le non respect d’une échéance légale peut entrainer des sanctions financières (amendes, intérêts, majorations, etc) et des conséquences fiscales éventuelles (renversement de la charge de la preuve notamment).
Intervention à la demande expresse du Client :
Lorsque ce mode d’intervention est prévu dans la lettre de mission, il sous entend que le Professionnel n’effectue une prestation qu’à la demande expresse de son client. Le professionnel acceptera ou non la mission demandée par le Client sans qu’il ne doive justifier son refus éventuel.
Le Client fournit toutes les informations nécessaires en temps voulu pour la réalisation de la mission. A
défaut d’être sollicité, le professionnel n’effectue aucune prestation pour le Client.
d) Début d’intervention du Professionnel
La mission ne début qu’après signature par le Client et le Professionnel de la lettre de mission et uniquement pour les missions reprises.
e) Calcul des honoraires
En principe, les honoraires sont calculés sur la base du temps que chaque collaborateur impliqué consacre à la mission.
Liste des principaux tarifs appliqués :
– Enregistrement des pièces comptables (achats/ventes/banques/caisses) :90 EUR / heure,
– Travaux administratifs et secrétariat : 90 EUR / heure,
– Gestion et suivi régulier du dossier, situations comptables intermédiaires et bilan de fin d’année : 98 EUR / heure,
– Établissement de la déclaration TVA, des listings intracommunautaires et du listing annuel des clients assujettis : 100 EUR / heure,
– Déclaration fiscale à l’impôt des sociétés/des personnes morales et ses annexes, projet de procès- verbaux pour l’assemblée générale, bilan au format de la banque nationale : à partir de 120 EUR / heure,
– Déclaration à l’impôt des personnes physiques et ses annexes : 120 EUR / heure,
– Contrôle et assistance lorsque le client tient lui-même sa comptabilité : 115 EUR / heure
– Consultations, entretiens, réunions, entrevues et la consultance/assistance/configuration/formation ODOO : à partir de 115 EUR / heure en fonction de la matière traitée et de l’expertise du collaborateur.
- Portail web View.finance pour le dépôt en ligne des documents et la vue sur les rapports comptables et financiers (en l'état) : à partir de 15 EUR/mois en fonction des modules sélectionnés.
- Fichiers CODA : 10 EUR/mois par banque
Ces montants sont hors TVA, frais de secrétariat et autres frais, tels que visés ci-après.
Plus la mission est complexe ou urgente, plus le niveau requis du collaborateur, et par conséquent du tarif horaire, pourra être élevé.
Honoraires selon une formule « forfaitaire » :
Le Professionnel c’est basé, pour établir la lettre de mission, sur l’organisation générale ainsi que sur le volume périodique des pièces à traiter communiquées par le Client. Cette information est reprise dans la lettre de mission, en prenant soin de séparer le nombre des factures d’achats, le nombre des factures de ventes, le nombre de mouvements bancaires (lignes d’écriture), le nombre des mouvements liés aux cartes de crédit, le nombre de lignes d’écritures pour les autres opérations (Opérations diverses, opérations de caisse, etc).
Le budget repris dans la lettre de mission à titre de d’offre forfaitaire est fonction du volume de
documents à traiter annoncés par le client. Si le nombre de documents et de lignes comptables imputées effectivement devaient différer à la hausse d'au moins 10% par rapport aux nombres à traiter indiqués dans la présente lettre de mission, un complément d'honoraires serait exigé par Le Professionnel en fonction de cette augmentation du nombre de pièces traitées.
Pour ce faire, le professionnel s’appuie sur le détail statistique issu de son programme comptable pour établir le nombre des documents traités dans le cas des achats/ventes et le nombre de lignes comptabilisées pour les autres opérations (mouvements sans facture, caisses, salaires, amortissements, relevé visa, opérations diverses, écritures de centralisation, écritures de clôture, etc). Le client ne pourra remettre en cause la statistique délivrée par le programme comptable.
Ne sont pas inclus dans une offre forfaitaire susmentionnée :
– le contrôle et/ou le redressement de comptes en raison d’erreurs ou manquements constatés dans les comptabilisations antérieures à la prise de cours de la mission ;
– l’assistance et l’accompagnement lors de contrôles fiscaux et/ou administratifs ;
– l’assistance ou l’intervention dans des demandes de renseignements et ou questionnaires émanant de tiers (Administrations fiscales, administrations sociales, assurances, statistiques, avocats, tribunaux, etc) ;
– l’assistance spécifique qui pourrait être demandée, comme le conseil en législation sociale, en matière financière, fiscale ou administrative
– les consultations, assistances téléphoniques, réunions, entrevues et déplacements. Les
optimalisations fiscales, sociales, salariales ou comptables, les situations comptables et fiscales, les estimations pour les versements anticipés, l'ajustement des cotisations sociales, etc.
- le rapport spécial (appelé test de liquidité) à fournir à l'assemblée générale proposant la distribution d'un dividende (dividendes ordinaires et/ou dividendes provenant des réserves de liquidation) et les formalités liées à cette distribution.
Cette liste n’est pas limitative ni exhaustive et vise toutes les prestations qui ne sont pas reprises dans la description des missions à exécuter par le Professionnel énumérées dans la lettre de mission.
Sauf stipulation écrite contraire entre les parties, les services que le professionnel exécute pour le client, en dehors du cadre de la mission décrite ci-dessus, sont portés en compte au client, sur la base des tarifs horaires qui sont applicables au moment où les services en question sont fournis.
Les honoraires sur base des tarifs horaires sont toujours applicables pour toute mission réalisée dans le cadre de la reprise d’un dossier comptable (ouvertures des comptes, nettoyage des comptes, opérations de redressement ou de remise en état qui s’imposent tant sur le plan comptable et fiscal que sur le plan administratif). Ces honoraires sont toujours complémentaires au budget évoqué dans une offre forfaitaire.
L’attention du client est attirée sur le fait que le budget a été établi en tenant compte que toute l’information nécessaire à l’exécution des services est transmise à temps par le client et que cette information est complète, précise et structurée.
Chaque opération comptable doit pouvoir être justifiée par client. Tous les documents comptables du client sont à déposer regulièrement et exclusivement sur le portail web du professionnel. Le client veillera à une organisation administrative adaptée et suffisante à son activité et à répondre sans délais à toute question posée par le professionnel.
Le non-respect de ces conditions peut donner lieu à des honoraires complémentaires.
Facturation
Sauf mention contraire dans la lettre de mission, les prestations réalisées sont facturées mensuellement et pour la première fois dès la signature de la lettre de mission.
Lorsque le client a sélectionné l'offre forfaitaire, le forfait est facturé à partir du 1er jour de la période couverte pour ledit forfait.
Indexation
Les honoraires sont majorés forfaitairement de 3% le 1er janvier de chaque année.
Excepté si l'indice des prix à la consommation devait être supérieur à ce taux de 3%, dans ce cas l'indexation sera basée sur l'évolution des prix à la consommation par rapport au mois de janvier de l'année précédente.
Frais
Les honoraires ne comportent pas la TVA, les frais de publication à la Banque nationale de Belgique, les frais de publication au moniteur belge et/ou au guichet des entreprises, les droits de greffe, les frais de livraison express, les frais postaux et d’envoi recommandé, les frais de déplacement, l’acquisition de livres légaux, les frais d’administration et de secrétariat, et d’autres frais avancés.
Les autres frais et/ou débours effectués pour le compte du client sont facturés au prix coûtant.
A la signature du présent contrat, il sera porté en compte un montant unique et forfaitaire de 350 euros hors tva servant à couvrir les frais interne de « setup » de votre dossier (création de votre dossier, gestion des formulaires obligatoires liés à la loi sur le blanchiment des capitaux, création de votre accès à notre portail web pour l’échange des documents, gestion du mandat avec votre banque pour obtenir les fichiers « Coda », lettre de mission).
Adaptation de la mission
Le client veillera à contrôler régulièrement l’adéquation entre l’estimation du volume des pièces à traiter communiquée au professionnel et le nombre réel des pièces transmises au professionnel. Si le volume des pièces effectivement traitées devait être supérieur ou évoluer à la hausse, les honoraires seront adaptés en fonction.
Si, au cours de l’exécution du contrat, l’attention du client se porte sur des éléments qui exigeraient qu’un temps plus important que prévu soit consacré à la mission, le client discutera de ces circonstances avec le professionnel dans les meilleurs délais. Le temps plus important consacré peut donner lieu à des honoraires complémentaires.
Lieu d’exécution de la mission
Les pièces, livres et documents peuvent être déplacés. Le professionnel peut les détenir le temps nécessaire à l’exécution de sa (ses) mission(s). Le client a toujours le droit de les consulter, soit personnellement, soit par l’intermédiaire d’un (de) préposé(s) ou d’un (de) mandataire(s), porteur(s) d’une procuration écrite, à condition que ces pièces, livres et documents soient la propriété du client.
Sauf mention expresse, la mission est toujours réalisée dans les locaux et à l’aide des logiciels du professionnel.
Conservation des pièces
Il incombe au client de conserver les pièces et documents comptables qui lui sont remis par le professionnel durant les délais légaux et réglementaires.
Confirmation et accord
En signant la lettre de mission, les parties confirment expressément leur accord avec les conditions qui sont reprises dans cette lettre de mission, ainsi qu'avec les conditions générales qui sont annexées à la présente lettre de mission et réputées constituer un ensemble.
CONDITIONS GENERALES
I. – CHAMP D’APPLICATION
Les présentes conditions générales sont d’application sur toutes les relations professionnelles entre le professionnel et le client.
Toute dérogation doit être acceptée expressément et par écrit par les deux parties.
En cas de contradiction entre le contenu des présentes conditions générales et la lettre de mission, la lettre de mission prime.
Conformément au droit commun, la responsabilité du professionnel ne peut être recherchée que pour des missions dont il est démontré qu’elles ont été acceptées par lui.
II. – CONCLUSION DU CONTRAT
A défaut de clause contraire dans la lettre de mission, la convention est conclue et prend effet :
– soit au moment où le professionnel réceptionne la lettre de mission, signée par le client, et la contresigne à son tour ;
– soit au moment où le professionnel commence à exécuter la mission, à la demande du client, lorsque cette exécution débute à un moment antérieur.
Lorsque le professionnel n’a pas encore réceptionné la lettre de mission signée par le client, toutes les relations professionnelles entre les parties sont dans tous les cas soumises aux présentes conditions générales et à la lettre de mission, dès lors et pour autant que ces documents contractuels aient été remis au client, soit par courrier, soit par fax, soit par courrier électronique, soit en mains propres contre accusé de réception.
III. – DUREE ET RESILIATION DE LA CONVENTION
3.1. Missions récurrentes
Définition
Par « mission récurrente », on entend : mission constituée de prestations successives de même nature qui doivent être exécutées dans des délais connus au préalable.
Durée et fin du contrat
Sauf lorsqu’un délai est précisé dans la lettre de mission, la convention pour une mission récurrente est censée être conclue pour une durée indéterminée.
Les deux parties peuvent y mettre fin à tout moment, aux conditions suivantes :
– la résiliation doit être notifiée à l’autre partie par courrier recommandé ou par email mais pour cette deuxième possibilité à charge pour l’expéditeur de prouver la réception effective de l’email ;
– un délai de préavis de trois mois doit être respecté.
Ce délai peut, au choix du client s’il est l’auteur du préavis, être remplacé par une indemnité forfaitaire de rupture égale à 25 % des honoraires correspondant aux prestations habituellement réalisées par le professionnel pour un exercice comptable complet ou, le cas échéant, une année calendrier.
Durant la période de préavis, les prescriptions de la lettre de mission et les présentes conditions générales restent en vigueur.
Un contrat distinct peut être conclu pour des prestations qui seront fournies après la fin de la convention, mais qui ont trait à la période durant laquelle la convention était encore en vigueur.
3.2. Missions non récurrentes
Définition
Les missions qui ne satisfont pas à la définition visée au point 3.1 sont considérées comme des missions non récurrentes.
Durée et fin de la convention
Sauf preuve contraire, la convention portant sur une mission non récurrente est censée être conclue pour une durée déterminée.
ElIe se termine par l’exécution de la mission et, si ceci est d’application au vu de la nature de la mission, par la livraison des prestations convenues.
En application de l’article 1794 C. civ. et, le cas échéant, par dérogation à l’article 2004 C. civ., le client a le droit de mettre fin à la convention de manière anticipée, moyennant paiement au professionnel :
– des frais et honoraires correspondant aux travaux déjà réalisés ;
– de tout ce que le professionnel aurait pu gagner en cas d’exécution de la mission.
Cette indemnité est calculée sur base réelle, avec un minimum de 25 % des honoraires qui auraient été dus en cas d’exécution intégrale de la mission.
3.3. Suivi
A la fin de la convention, tous les livres et documents propriétés du client, sont mis à sa disposition ou à celle de son mandataire. Le fruit du travail réalisé par le professionnel reste la propriété du professionnel jusqu’au paiement intégral des honoraires par le client.
IV. – CESSATION IMMEDIATE POUR RAISON(S) DETERMINEE(S)
4.1 Dans tous les cas, le professionnel peut mettre fin à tout moment à la convention sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque des raisons rendent la poursuite de la collaboration professionnelle impossible, telles que :
– des circonstances mettant en péril l’indépendance du professionnel ;
– des circonstances rendant impossible l’exécution de la mission, conformément aux normes professionnelles et déontologiques ;
– un (des) manquement(s) manifeste(s) du client à ses propres obligations, telles que décrites dans les présentes conditions générales (point 6.2.) et dans la lettre de mission ;
– en cas de concordat ou assimilé, redressement judiciaire, procédure de dissolution ou déconfiture du client.
Les raisons qui justifient la cessation immédiate de la convention doivent être communiquées au client. Selon les circonstances, le professionnel pourra faire précéder sa décision d’un avertissement ou d’une mise en demeure au client.
Lorsqu’il met fin à la convention, le professionnel signale au client les actes juridiques urgents et nécessaires pour la sauvegarde de ses droits qui doivent être effectués et pour lesquels il avait reçu mission.
4.2 En cas de faillite du client, la convention est résolue de plein droit.
4.3 Excepté le cas ou le client est en défaut de paiement des honoraires du professionnel, le client peut mettre fin à la convention à tout moment, sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque le professionnel reste manifestement en défaut d’exécuter ses obligations, telles que décrites dans les présentes conditions générales (point 6.1.) et, le cas échéant, dans la lettre de mission.
Dans tous les cas, le client fera précéder sa décision d’une mise en demeure écrite au professionnel.
V. – SUSPENSION DE L’EXECUTION DES OBLIGATIONS
En cas d’inexécution, de mauvaise exécution ou d’exécution tardive, par le client, d’une ou de plusieurs de ses obligations, par exemple en cas de non-paiement des honoraires ou acompte(s), conformément à l’article 7 ci-dessous, le professionnel est en droit de suspendre ou de différer l’exécution de ses obligations jusqu’à ce que le client ait satisfait aux siennes.
En cas de non paiement des honoraires, la suspension est automatique et le professionnel n’a pas à en informer le client par écrit.
Si, après le début de la suspension ou du report d’exécution, des actes juridiques urgents et nécessaires doivent être effectués, il appartiendra au client de les assumer et de prendre toutes les mesures de sauvegarde et pour lesquels le professionnel avait reçu mission.
Tous les frais et les charges, intérêts de retard, sanctions, majorations et amendes résultant de la suspension ou du report sont à la charge du client. Le client est seul responsable des conséquences liées à cette suspension sans recours possible à l’égard du professionnel.
Le professionnel a droit en toutes circonstances au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées.
VI. – DROITS ET OBLIGATIONS DES PARTIES
6.1. Droits et obligations du professionnel
Répondant à une obligation de moyens, le professionnel exécute les missions qui lui sont confiées en toute indépendance et avec le soin requis.
Il veille à ce que les services soient prestés conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l’Institut et en tenant compte de la législation et de la réglementation applicables en vigueur lors de l’exécution de la convention.
Le professionnel ne pourra être tenu responsable des conséquences d’éventuelles modifications ultérieures – le cas échéant, avec effet rétroactif – de ces dispositions légales et réglementaires.
Il n’est pas davantage responsable des conséquences d’éventuels manquements, fautes ou infractions commis avant son intervention.
L’exécution de la mission n’est pas – sauf stipulation contraire – spécifiquement orientée vers la découverte de fraude éventuelle.
Sauf stipulation contraire, le professionnel n’est pas tenu de vérifier le caractère juste et complet des informations qui lui sont communiquées par le client ou ses préposés, de même que la fiabilité de tous actes, contrats, inventaires, paiements, factures et pièces justificatives de toute nature, qui lui seraient confiés ou présentés par le client comme documents probants ou à utiliser comme tels.
Le professionnel peut se faire assister des collaborateurs ou experts de son choix et faire exécuter, en totalité ou en partie, les missions qui découlent de la convention par un (des) préposé(s) ou expert(s).
Conformément à l’article 33 de la loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales, le professionnel a fait couvrir sa responsabilité civile professionnelle par un contrat d'assurance approuvé par le Conseil de l'Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux.
Le professionnel, comme son(ses) mandataire(s) ou préposé(s), sont tenus au secret professionnel, conformément à l’article 58 de la loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales et à l’article 32 de l’A.R. du 1er mars 1998 fixant le règlement de déontologie des experts-comptables, sous réserve cependant de l’application des dispositions de la législation et réglementation relative à la
prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
6.2. Droits et devoirs du client
Le client s’engage :
– à mettre à disposition du professionnel, en temps utile, tous les documents, données et informations nécessaires pour l’exécution de la mission ;
– à exécuter les travaux qui lui incombent, le cas échéant, conformément à la lettre de mission ;
– à porter à la connaissance du professionnel toute donnée, tout événement ou développement
susceptible d’influencer l’exécution de la mission ;
– si le professionnel le lui demande, à confirmer par écrit que les documents, renseignements et explications fournis sont justes et complets ;
– à répondre sans délais aux questions posées par le professionnel ;
– à vérifier si les documents et états produits par le professionnel correspondent à ses attentes et à l’information fournie par lui et, si ce n’est pas le cas, à en informer sans délai le professionnel.
Le client confirme que chaque document transmis à un caractère 100 % professionnel et à traiter comme tel, sauf mention expresse, par le professionnel et que ce document a été obtenu, établit et payé en respectant l’ensemble des lois en vigueur. Le client dégage le professionnel sur l’origine de chaque fonds et confirme que chaque paiement reçu ou versé provient de fonds licites respectant l’ensemble des lois existantes et spécifiquement celles portant sur le blanchiment d’argent.
En vue de faciliter le traitement du dossier, Il est expressément convenu que tout montant non justifié par le client puisse faire l’objet d’une comptabilisation directe dans un compte de charge ou dans un compte courant associé selon le choix opéré par le professionnel. Le professionnel opérera son libre choix en fonction du cas d’espèce rencontré. Le client assume dans tous les cas le choix opéré par le professionnel et le risque fiscal éventuel du fait de ne pas disposer d’une pièce probante justificative.
6.3. Interdiction de démarchage
Pour toute la durée de la convention, et durant une période de 12 mois après la fin de celle-ci, quelle que soit la raison de la cessation de la relation, le client et le professionnel s’engagent expressément à ne prendre en service, directement ou indirectement, aucun membre du personnel ou collaborateur indépendant de l’autre partie impliqué dans l’exécution de la convention, ni à leur faire exécuter des travaux, directement ou indirectement (notamment par l’intermédiaire d’une personne morale), en dehors d’une convention entre le client et le professionnel, sauf accord écrit préalable de l’autre partie.
Toute infraction à cette interdiction donnera lieu à une indemnité forfaitaire d’un montant de 20.000,00 EUR.
VII. – HONORAIRES
7.1. Fixation des frais et honoraires
Les frais et honoraires sont fixés conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, applicables au professionnel, et comme prévu dans la lettre de mission, dont les présentes conditions générales font partie intégrante.
Les frais et honoraires sont dus au fur et à mesure de la réalisation des prestations au bénéfice du client, même si la mission n’est pas nécessairement terminée.
7.2. Conditions de paiement
Les factures et/ou notes d’honoraires sont payables dans les 15 jours de la date de facturation. Tout retard de paiement donnera lieu de plein droit et sans qu’une mise en demeure soit exigée :
· à l’application d’un intérêt compensatoire au taux prévu à l’article 5 de la loi concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales du 2 août 2002 ;
· à une indemnité conventionnelle dont le montant est fixé forfaitairement à 15 % des montants impayés, avec un minimum de 100,00 EUR.
7.3. Acomptes
Le professionnel peut demander un ou plusieurs acomptes. Ces acomptes sont portés en compte dans l’état final de frais et honoraires.
7.4. Contestation d’état de frais et honoraires
Toutes les contestations de frais et honoraires doivent être formulées par lettre recommandée dans les 8 jours de la date de facturation. Si aucune contestation ne parvient (à temps) au professionnel, ou si la facture est payée, le client est présumé être d’accord avec les services facturés.
7.5. Modalité d’envoi de la facture
Le Client marque son accord pour recevoir les factures du professionnel par email ou par toute autre voie électronique.
VIII. – DROIT APPLICABLE ET RESOLUTION DES LITIGES
L’interprétation et l’exécution de la convention sont régies par le droit belge.
Toute contestation, de quelque nature que ce soit, relève de la compétence des tribunaux et cours de l’arrondissement de Bruxelles et la justice de paix d’Ixelles dans lequel le bureau du professionnel est établi. La procédure se déroulant uniquement en langue française.
Les contestations relatives aux frais et honoraires peuvent être soumises à la Commission d’arbitrage de l’Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux, qui se prononce par décision définitive rendue en premier et dernier ressort, sans frais de procédure.
VIII.1. RESPONSABILITE LIMITÉE A LA POLICE D’ASSURANCE
Le Professionnel est seulement responsable de l’application judicieuse des lois, règlements et usages légaux et administratifs en vigueur au jour de l’exécution de ses missions, à la condition expresse du respect par le Client de ses propres obligations et des délais fixés.
Quelque soit la responsabilité du Professionnel qui serait invoquée, le Professionnel en accord avec le Client limite sa responsabilité financière à l’égard du Client en fonction des montants fixés dans son assurance responsabilité professionnelle souscrite.